تنظیمات و مدیریت بخش رزرو و نوبت دهی بر روی کد USSD

تنظیمات و مدیریت بخش رزرو و نوبت دهی بر روی کد USSD

فهرست مطالب

برای مطالعه مطالب هر سر فصل، کافیست از لیست زیر، بر روی تیتر مورد نظر کلیک نمایید.

ویدئو آموزشی سیستم رزرو و نوبت دهی

مقدمه

امروزه به دلیل مشغله‌ی بیش از حد مردم، اکثر کارها به صورت اینترنتی و آنلاین انجام می‌شود؛ برای مثال برای وقت گرفتن از دکتر متخصص خود می‌بایست به سایت کلینیک مراجعه کنید و به صورت اینترنتی وقت بگیرید.
اما شاید همیشه اینترنت در دسترس عموم مردم نباشد.
آی نوتی برای این قضیه هم راه حلی بر روی کدهای USSD ارائه داده است.
از این پس کاربرانی که از سایت آی نوتی کد USSD خریداری کرده‌اند می‌توانند از خدمات "رزرو و نوبت دهی" کدهای USSD خریداری شده استفاده کنند.
یعنی اگر شما به عنوان مدیر یک کلینیک، یک کد USSD از سایت آی نوتی خریداری نمایید؛ مشتریان شما می‌توانند بدون اتصال به اینترنت، با شماره گیری کد USSD شما، وقت دلخواه را از پزشک مورد نظر دریافت کنند.
پیشنیاز مدیریت نوبت ها این است؛ که شما به عنوان مدیر سیستم، یک منو از نوع "نوبت دهی" بر روی کد USSD خود ایجاد نمایید تا مشتریان با شماره گیری کد USSD شما، گزینه‌ی نوبت دهی را میان منوهای کد USSD شما مشاهده کنند.
برای مشاهده نحوه ایجاد منو کد USSD بر روی لینک زیر کلیک کنید.
حرفه ای ترین منوی کد USSD را تو بساز
نکته: اگر شما منویی از نوع "نوبت دهی" بر روی کد USSD تعریف نکرده باشید؛ برای اینکه مشتریان بتوانند از طریق کد USSD وارد منوی نوبت دهی شوند؛ می توانند در ادامه‌ی کد USSD شما 92* را شماره گیری کنند. مانند مثال زیر
*6655*971020*92#

ورود به منوی رزرو و نوبت دهی کد USSD

مدیریت نوبت دهی و رزرو

برای اینکه منوی نوبت دهی بر روی کد USSD شما فعال گردد؛ لازم است از منوی اصلی سامانه آی نوتی، بر روی منوی "خدمات" ، زیر منوی "خدمات USSD" و در نهایت بر روی گزینه‌ی "مدیریت نوبت دهی و رزرو" کلیک نمایید.
مدیریت بخش رزرو و نوبت دهی
پس از کلیک بر روی این منو، فرمی برای ورود به بخش مدیریت نوبت دهی به شما نمایش داده خواهد شد.
در این فرم می بایست کد ملی‌ای که با آن در سامانه آی نوتی ثبت نام کرده‌اید را به عنوان نام کاربری وارد کنید. همچنین رمز ورود به سامانه‌ی آی نوتی را به عنوان رمز عبور در این فرم وارد نمایید و بر روی دکمه‌ی "ورود" کلیک کنید.
ورود به بخش مدیریت نوبت های کد USSD
ورود به بخش مدیریت نوبت های کد USSD

انتخاب کد USSD جهت انجام تنظیمات سیستم نوبت دهی

ممکن است شما چندین کد USSD فعال بر روی پنل آی نوتی داشته باشید. برای اینکه بتوانید نوبت دهی و رزرو را بر روی کد USSD دلخواه انجام دهید می بایست از لیست بازشونده بالای صفحه، کد یو اس اس دی مورد نظر را انتخاب نمایید.
انتخاب کد USSD برای جهت تعیین نوبت ها
انتخاب کد USSD برای جهت تعیین نوبت ها

تنظیمات اولیه سیستم رزرو و نوبت دهی

قبل از اینکه زمان های خالی را برای نوبت دهی در سیستم نوبت دهی تعریف نمایید می‌بایست از منوی اصلی، به بخش تنظیمات مراجعه کنید تا موارد زیر را تنظیم نمایید.
ورود به بخش تنظیمت نوبت دهی کد USSD
ورود به بخش تنظیمت نوبت دهی کد USSD

عنوان سامانه

اگر این سیستم نوبت دهی برای کلینیک، آرایشگاه، کلاس و ... است؛ عنوان آن را در این فیلد، وارد نمایید. این عنوان زمانی که کاربر، شماره‌ی منوی نوبت دهی را شماره گیری می‌کند؛ به کاربر نمایش داده خواهد شد.
نمایش عنوان نوبت دهی با شماره گیری کد USSD

شماره تلفن

تکمیل این فیلد اجباری نبوده و اگر از قبل تکمیل شده باشد؛ زمانی که کاربر گزینه دریافت اطلاعات تماس را انتخاب می‌کند؛ این شماره به همراه آدرس برای کاربر پیامک خواهد شد.
دریافت اطلاعات تماس از منوی نوبت دهی کد USSD
پیامک اطلاعات تماس

ارسال اس ام اس در زمان اخذ نوبت

زمانی که از لیست بازشونده‌ی این فیلد، گزینه "بله" را انتخاب نمایید؛ به محض اینکه کاربری توسط کد USSD شما، نوبتی را از سیستم رزرو و نوبت دهی دریافت نماید‌؛ برای شماره همراه مسئول بخش رزرو، یک پیامک اطلاع رسانی ارسال خواهد شد.

شماره تماس مسئول بخش رزرو و نوبت دهی

اگر می‌خواهید به محض اینکه کاربری از کد USSD شما، وقتی را رزرو کرد؛ برای مسئول بخش رزرو پیامک اطلاع رسانی ارسال گردد؛ می‌بایست شماره موبایل مسئول بخش رزرو و نوبت دهی در این کادر وارد کنید.

آدرس

با تکمیل آدرس در این بخش، زمانی که کاربر از طریق کد USSD درخواست اطلاعات تماس می‌کند؛ آدرس نوشته شده در این فیلد به همراه شماره تماس نوشته شده در فیلد شماره تماس، در قالب یک پیامک برای کاربر ارسال خواهد شد.
پیامک اطلاعات تماس

فرآیند پرداخت

اگر این فیلد را فعال نمایید؛ زمانی که کاربر از طریق منوی نوبت دهی کد USSD، نوبتی را دریافت نماید؛ پس از رزرو وقت، لینک پرداخت برای کاربر پیامک خواهد شد.
پیامک لینک ورود به درگاه جهت پرداخت هزینه وقت رزرو شده
در این شرایط اگر کاربر از طریق لینک پرداخت، هزینه را پرداخت کند، کد پیگیری برایش ارسال خواهد شد و اگر تا نیم ساعت پرداخت را انجام ندهد؛ رزرو نوبت پس از نیم ساعت از سیستم، حذف خواهد شد.
چنانچه فرایند پرداخت را فعال نکنید وقت برای کاربران به صورت قطعی رزرو شده و در همان لحظه کد رهگیری به کاربر نمایش داده خواهد شد.

در تصویر زیر تمامی بخش های توضیح داده شده؛ نمایش داده می‌شود.
مدیریت تنظیمات اولیه منوی نوبت دهی کد USSD

مدیریت تنظیمات اولیه منوی نوبت دهی کد USSD
نکته: برای جلوگیری از هر گونه بروز خطا در عملکرد این سیستم حتما ابتدا تنظیمات این صفحه مخصوصا بخش پرداخت را انجام دهید و سپس زمان های خالی را برای نوبت دهی در سیستم تعریف کنید.
زیرا ممکن است زمانی که کاربر درحال پرداخت وجه است شما از بخش تنظیمات، پرداخت وجه را غیر فعال نمایید و اتفاق های این چنینی کاربران را دچار مشکل خواهد کرد. بنابراین هر زمان شما تغییراتی را در بخش تنظیمات انجام دادید؛ جدول زمانبندی را پاک کرده و مجددا زمان های خالی را برای نوبت دهی، در سیستم تعریف نمایید.

مدیریت خدمات قابل ارائه بر روی سیستم نوبت دهی

در مرحله‌ی بعدی می بایست خدماتی را که قرار است خدماتی را که ارائه می‌دهید در این بخش درج نمایید.
برای مثال یک آرایشگاه خدمات کوتاهی مو، آرایش، براشینگ و ... را ارائه می‌دهد و مشتری برای هرکدام از خدمات درخواستی می‌بایست نوبتی جداگانه دریافت نماید.
و یا یک دندانپزشک می تواند خدمات جرمگیری، ایمپلنت، پرکردن دندان و ... را ارائه دهد.
بنابراین زمانی که کاربر با شماره گیری کد USSD، وارد منوی نوبت دهی می‌شود؛ خدماتی را که در این بخش وارد کرده اید‌؛ مشاهده کرده و پس از انتخاب خدمت مورد نظر، شماره‌ی آن گزینه را ارسال خواهد کرد.
دریافت نوبت از منوی نوبت دهی کد USSD
دریافت نوبت برای خدمت مورد نظر توسط شماره گیری کد USSD
برای درج این خدمات در این لیست کافیست از منوی اصلی این بخش بر روی منوی "خدمات" کلیک کنید.
تعریف خدمات بر روی سیستم نوبت دهی کد USSD
تعریف خدمات بر روی سیستم نوبت دهی کد USSD
همانطور که در تصویر مشاهده می‌کنید؛ خدماتی که تاکنون به این لیست اضافه شده است؛ نمایش داده می‌شود. برای افزودن خدمت جدید بر روی دکمه‌ی "افزودن خدمت" کلیک کنید.
تعریف خدمات بر روی سیستم نوبت دهی کد USSD
تعریف خدمات بر روی سیستم نوبت دهی کد USSD
پس از کلیک پاپ آپی برای شما باز خواهد شد؛ کافیست در کادر این بخش، عنوان خدمت قابل ارائه را وارد نمایید و در نهایت بر روی دکمه‌ی "ثبت" کلیک کنید.
افزودن خدمات بر روی سیستم نوبت دهی کد USSD
افزودن خدمات بر روی سیستم نوبت دهی کد USSD
شما هر زمانی که بخواهید می‌توانید؛ با استفاده از آیکون های روبروی هر خدمت، آنها را غیر فعال، ویرایش و حذف نمایید.
غیر فعال، ویرایش و حذف خدمات بخش نوبت دهی کد USSD
غیر فعال، ویرایش و حذف خدمات بخش نوبت دهی کد USSD

مدیریت افراد ارائه دهنده خدمات در سیستم نوبت دهی

در سیستم می‌باید نام افرادی که آن خدمات را ارائه می‌دهند در سیستم درج نمایید.
برای مثال خدمات جرمگیری دندان را دو پزشک متخصص در کلینیک شما انجام خواهند داد. بنابراین مشتری باید بتواند؛ پزشک معالج خود را برای دریافت نوبت، انتخاب نماید. به همین منظور نیاز است در این بخش نام تمامی افراد ارائه دهنده خدمات را وارد کنید.
 
برای این کار از منوی اصلی بر روی منوی "مدیریت افراد" کلیک کنید.
تعریف افراد ارائه دهنده خدمات برای منوی نوبت دهی USSD
تعریف افراد ارائه دهنده خدمات برای منوی نوبت دهی USSD
همانطور که مشاهده می‌کنید؛ لیستی از افراد ارائه دهنده خدمات از قبل درج شده است. در صورتی که بخواهید نام فرد را ویرایش و یا حذف نمایید می‌توانید از آیکون های روبروی نام آن افراد استفاده کنید.
نمایش افراد ارائه دهنده خدمات در منوی نوبت دهی کد USSD
اگر برای هر کدام از این افراد زمانی در تقویم نوبت دهی ثبت شده باشد و شما بخواهید آن زمان ها را حذف کنید؛ می بایست بر روی آیکون (ساعت) روبروی نام آن فرد کلیک کنید.
 ویرایش و حذف افراد و زمانبندی افراد ارائه دهنده خدمات  در سیستم نوبت دهی کد USSD
 ویرایش و حذف افراد و زمانبندی افراد ارائه دهنده خدمات  در سیستم نوبت دهی کد USSD
برای درج فرد جدید کافیست بر روی دکمه‌ی "افزودن فرد جدید" کلیک نمایید.
افزودن افراد ارائه دهنده خدمات به بخش نوبت دهی کد USSD
افزودن افراد ارائه دهنده خدمات به بخش نوبت دهی کد USSD
با کلیک برای شما پاپ آپی باز خواهد شد که می‌بایست فقط نام فرد ارائه دهنده خدمات را درج نمایید.
افزودن افراد ارائه دهنده خدمات به بخش نوبت دهی کد USSD
افزودن افراد ارائه دهنده خدمات به بخش نوبت دهی کد USSD

مدیریت زمان های آزاد سیستم نوبت دهی

بعد از انجام تمامی این تنظیمات، نوبت به ثبت زمان‌های خالی در سیستم نوبت دهی می‌رسد. در این مرحله شما باید تعیین کنید که برای مثال کدام پزشک برای کدام خودمت چه روزهایی ویزیت بیمار انجام می‌دهد و ارائه دهنده خدمات است.
برای درج زمان‌های آزاد در سیستم نوبت دهی نیاز است از منوی اصلی بر روی منوی "ثبت وقت جدید" و یا از نوار ابزار بالای صفحه بر روی دکمه‌ی "ثبت وقت جدید" کلیک نمایید.
ثبت نوبت‌های آزاد در سیستم نوبت دهی کد USSD
ثبت نوبت‌های آزاد در سیستم نوبت دهی کد USSD

تعیین خدمت و فرد ملاقات کننده

در صفحه ای که مشاهده می‌کنید؛ می‌بایست از لیست بازشونده‌ی "خدمات"، نوع خدمت ارائه دهنده، از لیست بازشونده "ملاقات کننده"، نام فردی که ارائه دهنده‌ی خدمات است را انتخاب کنید.

تعیین هزینه خدمت قابل ارائه

اگر در بخش تنظیمات، گزینه پرداخت را فعال کرده باشید؛ در این بخش گزینه‌ی مبلغ نمایش داده می‌شود که مشتری بتواند پرداخت هزینه را از طریق همان منوی کد USSD انجام دهد.

تعیین زمان مورد نیاز برای هر ویزیت

در این فیل باید زمان مورد نیاز برای هر ویزیت که قرار است به مشتری خدمت ارائه دهید را تعیین کنید تا سیستم بتواند به صورت خودکار زمان های خالی را پشت سر یکدیگر در سیستم مشخص نماید.

تعیین بازه زمانی تاریخ ارائه خدمات

شما باید در سیستم تعیین کنید از چه تاریخی تا چه تاریخی این خدمات را ارائه می دهید. در این بخش می‌توانید بازه زمانی خود را به صورت سالیانه تعیین کنید. پس محدودیتی در این بخش وجود ندارد.
بازه زمانی ساعات ارائه خدمات
در این فیلدها باید تعیین کنید در روزهایی که خدمت مورد نظر توسط فرد مورد ، در چه ساعتی از روز ارائه می‌گردد؟

روزهای تعطیل

در انتهای تنظیمات، روزهایی از هفته که روز کاری نیست را علامتدار کنید. در نهایت پس از تعیین تمامی تنظیمات بر روی دکمه‌ی ثبت کلیک نمایید تا تغییرات در تقویم روزانه ذخیره و ثبت گردد.
در تصویر زیر تمامی موارد توضیح داده در این بخش نمایش داده می‌شود.
ثبت نوبت‌های آزاد در سیستم نوبت دهی کد USSD
ثبت نوبت‌های آزاد در سیستم نوبت دهی کد USSD
ثبت نوبت‌های آزاد در سیستم نوبت دهی کد USSD
مثالی که در تصویر بالا مشاهده می‌کنید را برایتان توضیح خواهیم داد :
دکتر احمد احمدی در روزهای یکشنبه، دوشنبه، سه شنبه و چهارشنبه از تاریخ 21 بهمن تا 30 بهمن خدمات جرم گیری را ارائه می دهند و هر جرم گیری دندان، زمانی حدود 45 دقیقه نیاز دارد. هزینه جرمگیری 200 هزار تومان است که مشتری می‌تواند در زمان رزرو نوبت، هزینه‌ی آن را پرداخت نماید.
پس از اینکه کاربر با شماره گیری کد USSD وارد منوی نوبت دهی شد و پس از اینکه نوع خدمت و فرد ارائه دهنده‌ی خدمت را انتخاب کرد؛
سیستم از کاربر سوال می‌کند؛ نزدیکترین وقت به شما اختصاص داده شود و یا وقت توسط خودتان انتخاب گردد.
دریافت نوبت از سیستم نوبت دهی کد USSD
اگر کابر بخواهد زمان را خودش انتخاب کند، تاریخ 3 روز نزدیک، به مخاطب نمایش داده خواهد شد.
کاربر روز مورد نظر را انتخاب کرده و گزینه‌ی آن را ارسال می‌کند.
دریافت روز نوبت از سیستم نوبت دهی کد USSD
پس از آن زمان‌های خالی که مدیر سیستم تعیین کرده است؛ زمان‌هایی که هنوز توسط هیچ فردی رزرو نشده است؛ به کاربر نشان داده خواهد شد.
کاربر می‌تواند زمان مورد نظر خود را انتخاب کند و گزینه‌ی آن را ارسال کند.
دریافت ساعت نوبت از سیستم نوبت دهی کد USSD

تقویم روزهای کاری سیستم نوبت دهی

بعد از اینکه تمامی زمان های آزاد را برای هر پزشک یا فرد ملاقات کننده تعیین کردید؛ می بایست از منوی اصلی بر روی "روزهای کاری" کلیک کنید تا بر روی تقویم زمان های تعیین شده را ببینید.
مشاهده روزهای کاری و وقت های رزرو شده در بخش مدیریت نوبت دهی کد USSD
مشاهده روزهای کاری و وقت های رزرو شده در بخش مدیریت نوبت دهی کد USSD
همانطور که مشاهده می‌کنید؛ برای هر روز از تقویم که زمان خالی برای آن تعیین شده است؛ سه گزینه نمایش داده می‌شود.
1- وقت‌های رزرو شده
2- وقت‌های آزاد
3- کنسل کردن تمامی وقت

وقت‌های رزرو شده

برای مشاهده‌‍‌ی وقت هایی که تا الان توسط کاربران رزرو شده است بر روی عبارت وقت‌های رزرو شده داخل روز تقویم کلیک کنید.
مشاهده زمان های رزرو شده از طریق منوی نوبت دهی کد USSD
مشاهده زمان های رزرو شده از طریق منوی نوبت دهی کد USSD
همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید وقت‌های رزرو شده به همراه تاریخ، زمان، نوع خدمت درخواستی، نام پزشک یا ملاقات کننده، وضعیت پرداخت و کد پیگیری نمایش داده خواهد شد.
نکته: در صورتی که فرایند پرداخت را از تنظیمات اولیه فعال کرده باشید؛ تا زمانی که کاربر از طریق لینک پرداخت، هزینه را پرداخت نکند؛ کد رهگیری برایش ارسال نمی‌گردد و اگر تا نیم ساعت پرداخت توسط کاربر انجام نگردد و وضعیت پرداخت در این صفحه تغییر نکند؛ وقت رزرو شده حذف خواهد شد تا کاربر دیگری بتواند آن وقت را رزرو کند.
مشاهده زمان های رزرو شده از طریق منوی نوبت دهی کد USSD
مشاهده زمان های رزرو شده از طریق منوی نوبت دهی کد USSD

وقت‌های آزاد

مدیر سیستم با کلیک بر روی گزینه‌ی "وقت های آزاد" در روز مورد نظر ، تمامی وقت هایی که هنوز توسط هیچ کاربری رزرو و ثبت نشده است را مشاهده خواهد کرد.
برای این کار بر روی گزینه وقت آزاد در روز خاص کلیک کنید.
مشاهده وقتهای آزاد  سیستم نوبت ذهی کد USSD
مشاهده وقتهای آزاد  سیستم نوبت ذهی کد USSD
در این صفحه، مدیر سیستم می‌تواند وقت های مورد نظر را به صورت دستی به فردی تخصیص دهد و یا برخی از وقت های میان روز را پاک کند تا کاربران نتوانند آن وقت ها را با شماره گیری کد USSD و اتصال به سیستم نوبت دهی، ببینند و نتوانند رزرو کنند.
حذف برخی از زمان های آزاد سیستم نوبت دهی کد USSD
حذف برخی از زمان های آزاد سیستم نوبت دهی کد USSD

ثبت وقت به صورت دستی توسط مدیر سیستم

برای این کار کافیست بر روی آیکون آدمک روبروی همان وقت مورد نظر کلیک کنید تا در کادری جهت وارد کردن شماره موبایل فردی که می‌خواهید زمان را برایش رزرو ثبت کنید؛ نمایش داده شود.
تخصیص وقت به صورت دستی در سیستم نوبت دهی کد USSD
تخصیص وقت به صورت دستی در سیستم نوبت دهی کد USSD
همانطور که در تصویر مشاهده می‌کنید؛ وقت برای فرد مورد نظر رزرو می‌گردد و مدیر سیستم می‌تواند با کلیک بر روی آیکون sms برای همان شماره موبایل، یک پیامک اطلاع رسانی مبنی بر رزرو نهایی نوبت و اعلام شماره پیگیری، ارسال نماید.
ارسال پیامک به افرادی که وقت برای آنها به صورت دستی رزرو شده است
ارسال پیامک به افرادی که وقت برای آنها به صورت دستی رزرو شده است
ارسال پیامک به افرادی که وقت برای آنها به صورت دستی رزرو شده است
ارسال پیامک به افرادی که وقت برای آنها به صورت دستی رزرو شده است
کاربران می‌توانند وقت رزرو شده (به صورت دستی یا سیستمی)، توسط کد رهگیری نمایش داده شده، وقت گرفته شده را پیگیری نمایند.
برای این کار کافیست پس از شماره گیری کد USSD و ورود به منوی نوبت دهی، گزینه‌ی دوم (پیگیری وقت) را انتخاب و ارسال کرده؛ سپس کد پیگیری خود را وارد و ارسال نمایند. اگر کد پیگیری صحیح باشد، اطلاعات وقت رزرو شده، به کاربر نمایش داده خواهد شد.
پیگیری نوبت های ثبت شده در سیستم نوبت دهی کد USSD
پیگیری نوبت های ثبت شده در سیستم نوبت دهی کد USSD

کنسل کردن و انتقال وقت‌ها به روزهای دیگر

اگر مدیر سیستم به هر دلیلی بخواهد وقت‌های یک روز خاص را کنسل کند و یا به یک روز دیگری انتقال دهد؛ می بایست از تقویم روزهای کاری، بر روی گزینه‌ی "کنسل کردن تمامی وقت‌ها" در آن روز خاص کلیک کند.
کنسل کردن زمان های سیستم نوبت دهی
کنسل کردن زمان های سیستم نوبت دهی

کنسل کردن زمان ها

پس از وارد شدن به این صفحه برای حذف تمامی زمان‌ها برای همه یا یکی از افراد ملاقات کننده(برای مثال پزشکان)، از لیست بازشونده این قسمت، گزینه مورد نظر را انتخاب کرده و بر روی دکمه‌ی حذف کلیک کنید.
حذف زمان های سیستم نوبت دهی کد USSD
حذف زمان های سیستم نوبت دهی کد USSD

انتقال برنامه کاری

برای اینکه برنامه‌ی کاری تمامی و یا یکی از افراد ملاقات کننده(برای مثال پزشکان) را به تاریخ دیگری منتقل کنید؛ می‌بایست ابتدا از لیست بازشونده، نام ملاقات کننده را انتخاب کرده، سپس بر روی آیکون "تقویم" کلیک نمایید و تاریخ جدید را انتخاب نمایید تا به صورت خودکار در کادر مربوطه تاریخ درج گردد و در نهایت بر روی دکمه‌ی "انتقال" کلیک نمایید.
انتقال وقت های سیستم نوبت دهی کد USSD به تاریخ دیگر
انتقال وقت های سیستم نوبت دهی کد USSD به تاریخ دیگر
دیدگاههای خود را با ما در میان بگذارید

آمار مشتریان

آی نوتی از نگاه آمار

خلاصه آمار لحظه ای آی نوتی در یک نگاه


321803
مجموع کاربران